Gestion des visiteurs, exposants et partenaires

Pourquoi faire appel à LAProd’ ?

Être accompagné pour la gestion des visiteurs, exposants et partenaires de votre évènement est la garantie d’une expérience sereine et optimale pour tous les acteurs qui prennent part à votre projet.

Avec notre équipe, vous bénéficiez d’une gestion optimale des acteurs de votre projet. Vous avez ainsi toutes les chances de laisser un souvenir positif à vos participants, et de pérenniser votre événement.

Gérer tous les acteurs

Un projet événementiel réunit en un même lieu visiteurs, exposants et partenaires/sponsors de l’événement. La gestion de tous ces acteurs représente une étape incontournable afin de marquer les esprits, de laisser une image positive et de pérenniser votre événement (si telle est votre intention).

Notre méthodologie

Découvrez la méthodologie LAProd’ pour la gestion des flux :

Étape 1 : Etude des différents acteurs

En premier lieu, nous faisons un état des lieux des différentes typologies de participants attendues (visiteurs, exposants, intervenants, etc), ainsi que la nomenclature qui encadre ces différents profils (secteurs d’activités, recherchés, offres, etc).

Étape 2 : Étude des moyens de gestion des flux

Dans la suite logique de la gestion des différents acteurs, nous propose une solution digitale pour la gestion des inscrits en ligne. Au fil de nos expériences, nous avons pu tester de nombreux outils de gestion des flux, et nous avons travaillé à l’élaboration d’un outil sur-mesure, avec un partenaire privilégié pour sa mise en place technique. L’outil s’appelle Meent, une plateforme nous affectionnons donc particulièrement pour sa complétude de services dans toutes les phases de l’évènement. Il est un véritable assistant au quotidien dans la gestion d’un événement !
Si besoin, nous proposons également un plan d’implantation de votre événement en tenant compte des contraintes du lieu et du parcours participants selon les typologies validé par vos soins. Ce plan sera élaboré par notre partenaire designer d’espace.

Étape 3 : Mise en place des moyens de gestion des flux

Nous travaillons ensuite la mise en place de l’outil digital, pour un salon, cette plateforme prendra en charge la gestion des visiteurs, la gestion des exposants amont et sur site, la génération automatique de badges, l’organisation de rendez-vous BtoB, l’élaboration de requêtes, l’envoi d’e-mails, etc.…
Également nous effectuons la mise en place des moyens de gestion physiques de tous les acteurs attendus sur l’évènement en amont et pendant l’installation du projet. Ces moyens varient en fonction du lieu et des besoins, mais il peut s’agir, par exemple, de limiter l’attente des exposants au minimum à l’aide d’un accueil dédié. Nous pourrons également mettre en place une signalétique par typologie de participant, afin de fluidifier l’accès à l’événement.

Nos atouts

Qualité des échanges

À votre écoute tout au long du processus, vos demandes et attentes sont au centre de nos priorités.

Disponibilité et réactivité

Des interlocuteurs présents et proactifs dans le suivi de votre projet, avec une réponse garantie sous 24h à vos demandes.

Transparence

LAProd’ met à votre disposition l’intégralité des documents relatifs au projet sur un serveur dédié.

Maîtrise des bonnes pratiques

Maîtrise de toute la chaîne d’organisation et des bonnes pratiques du secteur évènementiel.

17 ans d’expérience

Près de 200 événements gérés, de 10 à 10 000 personnes

Un réseau d’experts éprouvés

Mise à disposition d’un réseau de professionnels pertinent au sein de la sphère économique locale.

La vision LAProd’

Nos objectifs communs

Chronologiquement, la gestion des acteurs d’un évènement vise à :

Faciliter la phase de préparation du projet avec des outils fiables et éprouvés.
Simplifier et optimiser l’installation de votre évènement pour tous les professionnels concernés.
Rendre l’expérience de vos visiteurs positive en soignant l’accueil avec du personnel souriant et qualifié, par exemple.

Finalement, l’objectif à long terme est de pérenniser votre évènement en fidélisant tous les acteurs qui y ont pris part, et potentiellement en attirant de nouveaux visiteurs afin de faire croître votre impact dans le secteur d’activité visé.

Quelques bonne pratiques ?

Ci-dessous, quelques exemples de bonnes pratiques pour cette gestion :

Définir toutes les typologies de participants afin de faciliter leur inscription.
Soigner tous les aspects de l’accueil, il sera la première image de votre événement auprès des participants !
Communiquez avec vos publics, donnez leur des informations utiles pour faciliter leur accès sur site.
Interrogez-les ! Prenez le temps d’étudier leur feed-back, ils vous permettront de travailler sur des axes d’amélioration.