Coordination globale de l’évènement

Coordination globale de l’évènement :
Pourquoi faire appel à LAProd’ ?

Être accompagné par LAProd’ pour la coordination globale de votre évènement, c’est avoir à vos côtés un professionnel de l’organisation événementielle disposant de 14 ans d’expériences sur des projets de grande ampleur. LAProd’ vous apporte un regard objectif et méthodique donnant lieu à des prises de décisions rapides en accord avec vos attentes.

Bien coordonner votre évènement est primordial. En effet, si tous les prestataires, partenaires, exposants et visiteurs de votre projet ont une expérience positive de l’organisation de votre événement, ils seront plus enclins à participer à nouveau lors des prochaines éditions.

Coordonner votre événement

LAProd’ vous conseille et vous accompagne dans l’organisation de votre projet. Confiez-moi en partie ou totalement la gestion de votre projet, que ce soit un évènement corporate et institutionnel, un colloque, un congrès, un forum professionnel, un salon, un séminaire interne, etc. LAProd’ apporte des solutions sur mesure adaptées à tout type d’évènements et de budgets.

Votre événement, quel qu’il soit, va évoluer au fil des semaines, des mois. Pour que ces adaptations et le dialogue avec les prestataires sélectionné soit clair, il vous faut un « chef d’orchestre », aussi appelé coordinateur(-trice) événementiel. Cela permettra à toute l’équipe mobilisée autour de votre projet d’avancer correctement, avec le même niveau d’information.

En effet, la coordination globale de l’évènement est cruciale, car elle est le garant du respect des plannings, des budgets, et apporte un regard extérieur, une vision transverse et globale au développement du projet. Elle permet d’anticiper les problèmes, d’harmoniser toutes les actions et d’optimiser les interactions des différents intervenants, qui permettront à votre événement de prendre vie.

“ Il n’y a aucun élément à négliger lors de l’organisation d’un projet évènementiel, mais la coordination globale de l’évènement est un rôle d’une importance capitale. En effet, votre projet mobilise un grand nombre d’acteurs qui ont besoin d’échanger sur des aspects techniques notamment, avec un interlocuteur disponible qui saura les guider en amont. La coordination globale est comparable au rôle d’un chef d’orchestre : on donne le rythme à chacun afin que tout s’enchaîne sans fausse note !”

LAProd'

Ma méthodologie

Un projet peut être soumis à de nombreux impondérables : sur le plan humain, la météo, les contraintes techniques ou autres…

Il est possible de limiter ces imprévus à l’aide de moyens tels que :

l’utilisation de documents communs (ex: un rétroplanning clair et précis)
des échanges réguliers avec les équipes pour anticiper chaque point bloquant potentiel,
en sélectionnant des prestataires fiables pour assurer une collaboration sérieuse.

La coordination globale d’un évènement peut se découper en plusieurs étapes :

Étape 1 : le brief

Nous réalisation ensemble un brief afin que je puisse prendre connaissance de votre projet, de votre secteur d’activité, de vos cibles, de vos attentes et de tout ce qui est lié de près ou de loin à votre évènement.

Étape 2 : le budget

À l’aide du brief et de vos indications, j’effectue une recherche de prestataires pertinents.
Nous validons ensemble cette liste de prestataires et leurs propositions. Je tâche toujours de multiplier les offres afin d’obtenir les tarifs les plus justes pour mes clients.
À l’aide des éléments retenus, j’établis un planning et un budget prévisionnel affiné que je vous soumets.
Dans la même dynamique, je vous donne accès à tous les devis et documents mis à jour qui m’ont permis d’établir les documents précédents, accessibles sur un serveur dédié et consultable 24/7.

Étape 3 : Le repérage

Avec les prestataires concernés, nous nous rendons sur le lieu sélectionné pour l’évènement.
Idéalement le lieu nous fournit son implantation et ses contraintes. Si ce n’est pas le cas, nous prenons toutes les côtes, des photos, nous réalisons des plans, etc.
Ces ressources nous permettront par la suite de travailler sur votre principe d’implantation et si besoin, de vous proposer une scénographie adaptée.

Étape 4 : compte rendu et suivi

Un compte rendu vous est délivré chaque semaine afin de vous communiquer le récapitulatif de tous les points en cours et de vous faire part de mon niveau d’avancement, des validations à effectuer, des diverses évolutions ou encore des points de blocages éventuels.
Durant toute la période amont de votre événement, nous programmerons des points réguliers en physique ou en distanciel (en général 1h tous les quinze jours) afin d’échanger sur les différents sujets qui rythment la phase de préparation.

Étape 5 : coordination sur place

Je coordonne et dirige l’ensemble des prestataires et exposants afin que le planning soit respecté,
Je gère les éventuels imprévus, en toutes circonstances.

Nos atouts

Qualité des échanges

À votre écoute tout au long du processus, vos demandes et attentes sont au centre de nos priorités.

Disponibilité et réactivité

Des interlocuteurs présents et proactifs dans le suivi de votre projet, avec une réponse garantie sous 24h à vos demandes.

Transparence

LAProd’ met à votre disposition l’intégralité des documents relatifs au projet sur un serveur dédié.

Maîtrise des bonnes pratiques

Maîtrise de toute la chaîne d’organisation et des bonnes pratiques du secteur évènementiel.

17 ans d’expérience

Près de 200 événements gérés, de 10 à 10 000 personnes

Un réseau d’experts éprouvés

Mise à disposition d’un réseau de professionnels pertinent au sein de la sphère économique locale.

La vision LAProd’

Les bonnes pratiques à appliquer ?

Une bonne pratique, qui peut sembler évidente, est de tenir un récapitulatif précis et mis à jour de tous les nouveaux éléments au fur et à mesure de l’avancée du projet.
Communiquer et être à l’écoute des différents intervenants, prestataires et exposants, est également primordial. Communiquer c’est avancer !
Il faut bien sûr, rapporter chaque action chiffrable au budget, qui reste tout au long de la coordination le fil rouge de l’organisation du projet.
Il faut également s’entourer de prestataires fiables et flexibles. Depuis plusieurs années, je travaille avec un pool de prestataires qui cumulent ces qualités, ils sont aujourd’hui encore mes partenaires privilégiés lors de nombreux projets.

Quel est le délai pour organiser un projet de grande envergure?

Cela dépend forcément de ce que l’on appelle un projet de grande envergure. Dans le milieu de l’évènementiel, on atteint rapidement des proportions colossales que ce soit en termes de dimensionnement ou de budget, et bien souvent, les délais sont serrés.

À titre d’exemple personnel, j’ai été amenée à travailler sur un projet pour le Commandement des Opérations Spéciales à deux reprises, sur un camp militaire. Lors de la première édition, nous avions seulement 3 mois pour organiser l’évènement sur un tarmac dépourvu de toute ressource (eau, électricité, etc.), sur lequel il fallait installer plusieurs tentes, 150 stands, des espaces communs, et organiser des démonstrations Terre-Air-Mer.

Le projet a accueilli 4 000 participants, 36 délégations étrangères et a eu des retombées positives dans les médias internationaux. Nous avons bien sûr travaillé sans discontinuer pour organiser cet évènement qui montre que malgré des délais très courts, il est possible de produire de grandes rencontres, à condition d’être entouré d’une équipe d’experts qui communique, planifie et s’appuie sur un réseau de prestataires fiables. La réussite d’un événement repose sur un travail d’équipe global !

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